MATERI PERJALANAN DINAS

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke suatu tempat yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

Pelaksanaan perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasa. Seseorang yang melaksanakan perjalanan biasa, mempersiapkan sendiri segala sesuatunya, baik dalam menentukan tempat yang dituju maupun dalam menggunakan dana, dan biasanya keluarga pun ikut serta. Sedangkan perjalanan dinas, biasanya perusahaan yang memutuskan semuanya. Perusahaan yang menentukan tempat tujuan yang akan dikunjungi serta perusahaan yang membayar semua biaya untuk keperluan perjalanan dinas termasuk biaya transportasi, hotel, makan, minum, dan tunjangan lainnya.

Dalam perjalanan dinas, keluarga tidak ikut serta, karena perjalanan dinas adalah urusan tugas kedinasan yang dilakukan untuk meningkatkan mutu pelayanan atau memperbarui/menyebarluaskan informasi yang diperoleh.

2.      Macam - Macam Perjalanan Dinas

Macam – macam perjalanan Dinas terdiri dari 3 macam, yaitu :

              I.          Ditinjau dari Wiayah :

a.         Dalam negeri (luar kota, daerah, pulau)

b.        Luar negeri

           II.          Ditinjau dari transportasi

a.         Darat (mobil, travel, kereta api)

b.        Laut (Kapal)

c.         Udara (pesawat)

        III.          Ditinjau dari Tujuan

a.         Perjalanan dinas untuk rakernas.

b.        Perjalanan dinas untuk seminar nasional.

c.         Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.

d.        Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan

e.         Perjalanan dinas untuk pelantikan.

f.         Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g.        Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h.        Perjalanan dinas untuk tender.

i.          Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

j.          Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3.      Persamaan dan Perbedaan Perjalanan Dinas dan Perjalanan Bisnis

Persamaan :

◉    Keduanya melakukan suatu kegiatan perjalanan ke luar kota / provinsi / pulau atau negara untuk mewakili perusahaan / instansi

◉    Dilakukan perorangan atau kelompok

◉    Dibiayai oleh perusahaan / instansi

◉    Setelah selesai membuat laporan

◉    Keduanya dilakukan untuk mempercepat kelancaran komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi

Perbedaan : 

Perjalanan Bisnis	Perjalanan Dinas
Dilaksanakan oleh kantor swasta / BUMN	Dilaksanakan oleh kantor – kantor pemerintah
Berorientasi pada perolehan keuntungan	Berorientasi pada pelayanan masyarakat

BAB III

PEMBAHASAN

1.    TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

§  In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

In House Travelling Department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yag khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan dinas pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tetap mempersiapkan dokumen lainnya seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan/daftar acara kegiatan (itinerary) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

Agar proses perkembangan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan mudah dipantau, administrasi kantor/sekretaris dapat menghubungi petugas divisi perjalanan untuk memberikan informasi mengenai jadwal perjalanan dinas dan daftar acara kegiatan pimpinan.

§  Travel Bureau (Biro Perjalanan)

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan dinas.

§  Administrasi Kantor / Sekretaris

Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan dan pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan dapat dipertanggung jawabkan, seorang administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta petunjuk/masukan dari staf yang sudah berpengalaman dalam melaksanakan kegiatan perjalanan dinas.

2.    PERSIAPAN DALAM PERJALANAN DINAS

Agar perjalanan dinas pimpinan berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan, administrasi kantor/sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan dinas. Apabila administrasi kantor/sekretaris kurang berkoordinasi dengan pimpinan, administrasi kantor/sekretaris tentu akan menemui kesulitan untuk mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi :

1)    Persiapan Rencana Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan (travelling information) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas diperusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a.             Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan dinas

b.            Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.

Ada beberapa tujuan perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :

·         Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek.

Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu disiapkan adalah proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang berisi pernyataan teknis dan persyaratan administrasi serta Company Profile.

·         Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis

Dengan maksud mengadakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu disiapkan adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntunga (profit sharing).

·         Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.

Hal yang perlu disiapkan adalah mempelajari rapat/makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar

·         Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).

Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi rapat yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

·         Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.

Hal yang perlu disiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pimpinan cabang.

·         Perjalanan dinas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).

Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referendi dan makalah diklat.

·         Perjalanan dinas untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.

Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan dinas yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

4. Prosedur tentang transportasi dan akomodasi yang biasa dipakai, apakah pimpinan punya pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

6. Cara pemesanan (booking) tentang tiket pesawat dan hotel.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris tentang tiket, yaitu :

ü  Pembelian tiket

Jika perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor/sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines (perusahaan maskapai penerbangan), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya (fee) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

ü  Reconfirmation

Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.

ü  Shuttle flights

Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta – Surabaya atau Jakarta – Batam.

ü  Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan dinas mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

ü  Open return

Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan. Bila airlines yang bersangkutan tidak mempunyai tempat, kemungkinan tiket akan diberikan kepada airlines yang lain.

ü  Redeeming tickets

Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

ü  Customs regulations (peraturan kepabeanan)

Sebelum bepergian ke luar negeri, administrasi kantor/sekretaris harus mencari tahu tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari negara yang akan dikunjungi pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh dibawa serta barang apa saja yang boleh masuk kabin.

ü  Baggage (bagasi)

Yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang tidak boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang (baggage) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

   Economy class (kelas ekonomi)		: 20 kg
	Bussiness class (kelas bisnis)	: 30 kg
	First class (kelas satu)	: 40 kg

Jika barang yang dibawa melebihi dari ketentuan di atas, maka akan dikenakan biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan maskapai penerbangan.

g.         Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan

h.          Dokumen/materi apa saja yang perlu di persiapkan.

2.)    Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang satu dengan pertemuan yang lainya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan perusahaan.

1.      Cara Menyusun Jadwal Perjalanan Bisnis

Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.

2.      Langkah-Langkah Meyusun atau Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas

Langkah–langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut:

§  Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.

§  Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

§  Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

ü  Daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau kabupaten tujuan.

ü  Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.

ü  Jenis atau tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

Agar jadwal perjalanan pimpinan dapat diatur dengan baik, seorang administrasi kantor atau sekretaris sebaiknya harus memiliki buku timetable (daftar waktu perjalanan). Dengan demikian, sekretaris dapat merencanakan akan memakai perusahaan transportasi yang mana, apakah transportasi darat, laut, atau udara. Jadwal perjalanan pimpinan kemudian disesuaikan dengan hari dan waktu jadwal keberangkatan alat transportasi. Buku timetable (datar waktu perjalanan) dikeluarkan oleh perusahaan transportasi dan pada umumnya berlaku untuk jangka waktu tertentu, seperti tiga bulan, enam bulan, atau satu tahun.

Keuntungan dari daftar perjalanan dinas :

·         Pekerjaan penting tidak terlewatkan

·         Menghemat pikiran

·         Bekerja lebih tenang dan terstruktur

·         Memiliki data untuk mempertanggungjawabkan pekerjaannya

·         Memiliki data atau bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan

Contoh timetable (daftar waktu perjalanan).

Departure Information

City : Jakarta (CGK)

23 April 2010

	Flight		Destination	Cheduled	Time	Estimated	Time	Aircraft
	Number			Departure		Departure		Registration
	GA 314		Surabaya	12:00		13:30		PK-GEK
	GA 210		Jogjakarta	12:40		13:40		PK-GZI
	GA 188		Medan	12:50		14:50		PK-GPH
	GA 316		Surabaya	13:00		14:10		PK-GEM
	GA 116		Palembang	13:15		14:30		PK-GWU
	GA 238		Semarang	13:15		14:00		PK-GZL
	GA 292		Malang	13:20		14:30		PK-GGG
	GA 516		Balikpapan	13:35		15:00		PK-GEE
	GA 408		Denpasar	13:50		14:55		PK-GPK
Arrival Information
City : Jakarta (CGK)
24 April 2010
	Flight		Destination	Cheduled	Time	Estimated	Time	Aircraft
	Number			Arrival		Arrival		Registration
	GA 313		Surabaya	12:20		13:30		PK-GEM
	GA 225		Solo	12:35		13:35		PK-GZL
	GA 613		Makassar	12:35		16:35		PK-GWU
	GA 117		Palembang	12:40		13:40		PK-GGN
	GA 551		Palangkaraya	12:40		15:20		PK-GGG
	GA 869		Singapore	12:40		15:20		PK-GMF
	GA 405		Denpasar	12:50		16:10		PK-GPK
	GA 515		Balikpapan	12:55		14:!0		PK-GEE
	GA 185		Medan	13:10		15:10		PK-GEI
	GA 821		Kuala Lumpur	13:10		16:15		PK-GGO

 Contoh daftar perjalanan dinas

No	Hari, Tanggal	Pukul Berangkat	Pukul Tiba	Kegiatan	Transportasi	Akomodasi	Keterangan
1	Selasa, 9 Maret 2015	07.00 WIB	09.00 WITA	Berangkat ke Denpasar	Lion 804	-	-
		09.00 WITA	10.00 WITA	Kunjungan ke Kantor cabang	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	Kantor Cabang Jalan Untung Suropati 107 Denpasar - Bali
		12.00 WITA		Check in Hotel Mercure Kuta dilanjutkan dengan makan siang bersama Mr John Thomas Direktur FGG Ltd	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	Hotel Mercure Kute	Di Restaurant Hotel Mercure Kute
		13.00 WITA	14.00 WITA	Janji temu dengan Bapak Wayan Pratama, Marketing Manager Denpasar Vigor	-	-	-
2	Selasa, 10 Maret 2015	08.00 WITA	09.00 WITA	Janji temu dengan Bapak Antonius, Direktur PT Cahaya Abadi	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	-
		14.00 WITA	15.00 WITA	Main golf bersama Bapak Antonius dan Mr John Thomas	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	Di Nirwana Bali, Tanah Lot, Kediri, Tabanan-Bali
3	Rabu, 11 Maret 2015	07.00 WITA	08.00 WITA	Janji temu dengan Mr. Thomas Jules ke Dewa Jules Indonesia	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	Pukul 08.00-14.00 WIB
		13.00 WITA	14.00 WITA	Mengunjungi Bali Art Center	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	-
4	Kamis, 12 Maret 2015	08.00 WITA	09.00 WITA	Janji temu dengan Bapak Krisnaya Direktur PT Krisnaya Agung	Kendaraan dan driver dari kantor PT Krisna Agung	-	Jalan Gunung Agung 223, Denpasar-Bali
		11.00 WITA	12.00 WITA	Check Out Hotel	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	-
		13.00 WITA	14.00 WITA	Ke Bandara Ngurah Rai	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	-
		14.20 WITA	14.20 WIB	Kembali ke Surabaya dengan penerbangan	Garuda Indonesia 340	-	-
		17.00 WIB	18.00 WIB	Janji temu dengan Bapak Cahya Gunawan	Kendaraan dan driver dari kantor cabang	-	Di Sheraton Hotel

 3)    Persiapan Dokumen

Dokumen perjalanan dinas adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan dinas. Dokumen perjalanan dinas, dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a.    Dokumen Internal

Dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

·         Surat Tugas

Surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan di berikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan pekerjaan tertentu. Surat tugas terdiri dari empat bagian, yaitu sebagai berikut :

o   Bagian kepala surat

o   Pembuka surat

o   Bagian isi surat

o   Bagian penutup surat

Contoh surat tugas :

·         Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas. Berdasarkan sumber pembiayaan yang digunakan, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) terbagi menjadi dua, yaitu :

o   SPPD Rutin, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumer anggaran rutin. SPPD rutin diberikan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang mengeluarkan anggaran rutin. SPPD rutin diberikan berkaitan dengan tugas-tugas rutin.

o   SPPD Proyek, yaitu SPPD yang dibiayai dari sumber anggaran pembangunan. SPPD proyek diberikan oleh pimpinan proyek berkaitan dengan pekerjaan proyek.

Umumnya bentuk Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) digunakan di lembaga pemerintah, namun beberapa lembaga swasta/ perusahaan swasta menggunakannya.

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) :

b.    Dokumen Eksternal

Dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan dinas. Jenis dokumen eksternal biasanya berbeda-beda, karea tergantung kebutuhan dan tergantung pada daerah/wilayah mana yang dituju dalam perjalanan dinas serta jenis transportasi yang digunakan. Jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

      Paspor (Passport)

Identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Dengan paspor dapat berpergian ke mancanegara tanpa harus dikatakan pendatang gelap.. paspor dapat dipergunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk Exit Permit. Apabila lembar exit permit telah habis, perlu untuk mengganti paspor. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.

Paspor yang digunakan unutk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

Dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan paspor, antara lain :

^ü    Kartu Tanda Penduduk (KTP)

^ü    Kartu Keluarga (KK)

^ü    Ijazah pendidikan terakhir

^ü    Surat Keterangan (SK) pengangkatan pegawai, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)

^ü    Akta kelahiran

^ü    Surat tugas dari instansi terkait

Paspor berisi data, antara lain :

^·          Nomor paspor

^·          Nama pemegang

^·          Jenis kelamin

^·          Kewarganegaraan

^·          Tempat dan tanggal lahir

^·          Tanggal dikeluarkannya paspor

^·          Tanggal masa berlaku paspor

^·          Kantor yang mengeluarkan paspor

^·          Foto diri pemegang paspor

^·          Alamat

^·          Lembar untuk exit permit atau visa

Cara mendapatkan paspor ^:

Mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan di atas ke kantor imigrasi setempat.

                    

Waktu untuk mengurus paspor sekitar tiga hari atau sampai dua minggu. Pemegang paspor harus hadir di kantor imigrasi untuk pemotretan dan tanda tangan berkas.

Macam-macam paspor

Ada macam-macam paspor, antara lain :

      Paspor Biasa (normal passport)

Paspor yang bersampul warna hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa diperoleh dari di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

      Paspor Dinas

Paspor yang bersampul warna biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/ perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

      Paspor Diplomatik

Paspor yang bersampul warna hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

      Paspor Haji

Paspor yang bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Pasppor haji dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji. Paspor haji di tulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Namun, sejak tahun 2009 paspor haji telah dihapuskan dan untuk pelaksanaan ibadah haji menggunakan paspor biasa.

      Paspor Khusus

Paspor khusus oleh pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua amacam paspor khusus, yaitu bersampul warnamerah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.

Dokumen yang setara dengan paspor.

Selain paspor, terdapat beberapa dokumen perjalanan (travel document) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

^Ø    Sea Man Book

Dokumen yang digunakan oleh pelaut saat melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran

^Ø    Certificate Of Identity

Dokumen yang digunakan oleh para pengungsi (stateless persons)

      Visa

Surat izin tinggal di suatu negara untuk periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau kantor perwakilan dari negara tujuan (kantor konsulat).

Visa berupa keterangan tertulis di atas selembar formulir, biasanya ditempel pada salah satu halaman paspor. Keterangan dalam visa berbeda-beda, ada visa yang mencantumkan lama ijin tinggal, nomor paspor, single visit, multiple visit, dan ada pula visa yang hanya mencantumkan nomor pemegang paspor. Single visit artinyavisa yang hanya berlaku untuk satu kali kunjungan. Multiple visit artinya berlaku untuk beberapa kali kunjungan dalam jangka waktu tertentu. Apabila pengunjungmelewati bats waktu izin tinggal disuatu negara maka disebut overstay.

v  Macam-macam visa

Jenis visa bermacam-macam, antara lain :

^§    Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1-3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.

^§    Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata.

^§    Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.

^§    Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.

^§    Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional sebagai tanda persahabatan kedua negara.

^§    Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap dinegara tersebut.

Syarat-syarat untuk mendapatkan visa :

^v   Menunjukkan paspor yang masih berlaku

^v   Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit)

^v   Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan di kunjungi.

^v   Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri.

^v   Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.

^v   Memiliki application form (formulir aplikasi) dan membayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.

^v   Menyerahkan pas foto berwarna.

      Surat Keterangan Fiskal

Fiskal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga negara Indonesia (WNI) yang akan berangkat ke luar negeri. Surat keterangan fiskal, yaitu surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang di biayai oleh pemerintah.

      Exit Permit

Exit permit, yaitu bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah di stempel oleh kantor imigrasi kemudian di tempel atau dilampirkan pada paspor.

      Sertifikat Kesehatan (health certificate)/ yellow card

Surat keterangan imunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berupa tergantung epidemik penyakit yang menyerang suatu negara tertentu. Yellow card dapat di ambil di rumah sakit yang mempunyai lisensi WHO.

      Tiket Transportasi

Pertimbangan dalam memilih alat transportasi, antara lain :

^o     Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunkan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus, atau kereta api.

^o     Apabila  perjalanan  darat  lebih  dari  empat  jam,  sebaiknya  menggunakan  pesawat terbang.

Hal-hal yang harus diperiksa dalam pembelian tiket pesawat terbang, yaitu sebagai berikut:

^ü    Jurusan dan rute pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

^ü    Kelas penerbangan

^ü   Status penerbangan, apakah sudah ada konfirmasi OK atau masih dalam daftar tunggu (waiting list)

^ü    Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :

^v   Window seat (tempat duduk dekat jendela)

^v   Middle seat (tempat duduk di tengah)

^v   Front row (tempat duduk di baris depan)

^ü    Status tiket

^v   Full fares/ endorsable

Tiket pesawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal penerbangan dan dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) yang lain.

^v   Nonendorsable

Tarifnya lebih murah dari pada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesawat (flight) ke airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.

      Voucher Penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan perjalanan dinas, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesanan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

4)    Persiapan Keuangan

Retribusi

a.       Penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.

Lump Sum

b.      Penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher (bon, kwitansi, bukti pembayaran lainnya).

Tanda bayar yang dapat dipakai saat perjalanan dinas adalah :

o   Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,$20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani olehpembeli.

o   Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yangjumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dandengan tanda tangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akanmenunjukkan neraca dalam L/C.

o   Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yangmemberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurutpersyaratan yang ditetapkan.

o   Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalamperjalanan. Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamananpimpinan dalam hal penyimpanan uang tunai dapat digunakan alat pembayaran (travel funds).

5)    Persiapan Transportasi

Untuk kemudahan dan kelancaran selama pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan, diperlukan persiapan transportasi dan akomodasi (penginapan) yang matang. Berikut penjelasannya :

·         Perjalanan dinas menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

^o     Perjalanan dinas menggunakan mobil

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan mobil, antara lain :

^ü    Surat-surat, seperti SIM, STNK, Kartu Asuransi, KTP, dan surat-surat lainnya.

^ü    Membawa peta dan rute perjalanan yang akan di lalui.

^ü    Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

^ü    Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

^ü    Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

^ü    Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

^·            Perjalanan dinas menggunakan kereta api

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, antara lain :

^ü    Usahakan mendapat tiket kereta api sebelum jadwal penerbangan.

^ü    Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.

ü  Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal kertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

·           Perjalanan dinas menggunakan transportasi laut (kapal laut)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan kapal laut, antara lain :

ü  Dapatkan tiket kapal laut sebelum jadwal keberangkatan.

ü  Konfirmasi kepada petugas, dari pelabuhan mana keberangkatannya.

ü  Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

ü  Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

ü  Usahakan ada penjemputan di pelabuhan tujuan.

ü  Menyiapkan rencana perjalanan.

·         Perjalanan dinas menggunakan transportasi udara (pesawat terbang)

Hal-hal yang harus di siapkan apabila perjalanan dinas menggunakan pesawat terbang, antara lain :

ü  Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

ü  Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

ü  Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

ü  Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.

ü  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

ü  Menyerahkan semua dokumen yang diperlukan kepada pimpinan dalam perjalanan dinas.

ü  Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.

ü  Menyiapkan rencana perjalanan.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan dinas, sebagai berikut :

^§    Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

^§    Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

^§    Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti memakai kendaraan dinas atau pribadi, memakai kereta api atau rental mobil, memakai biro jasa, ataupun memakai jasa maskapai penerbangan.

^§    Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan.

^§    Dalam menyusun rancana transportasi, sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang nama dan alamat biro-biro perjalanan, nama-nama maskapai penerbangan, dan jadwal perjalanan kereta api.

6)    Persiapan Akomodasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi, yaitu sebagai berikut :

^Ø    Pemesanan kamar hotel

Pemesanan kamar hotel dilakukan sehari sebelumnya, bisa melalui telepon, faximile, atau pesan langsung dengan menggunakan KTP untuk memudahkan pengecekan.

^Ø    Check In

Dilakukan pada saat pemesanan kamar di bagian reservation (pemesanan) dan front office (resepsionis).

^Ø    Check Out

Pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap. Dalam proses check out resepsionis akan menghubungi bagian-bagian yang ada di hotel untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu yang belum dibayar.

^Ø    Cara pembayaran

Biasanya pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lainnya dapat dibayarkan pada saat check out.

Agar dapat menyusun perencanaan akomodasi, sekretaris harus mengetahui hal-hal berikut :

^v   Lokasi/tempat tujuan perjalanan dinas.

^v   Lamanya perjalanan dinas.

^v   Jenis acara perjalanan dinas

Jenis-jenis akomodasi

^·          Hotel

Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagain atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum, yang dikelola secara komersil.

Jenis-jenis hotel menurut letak bangunannya :

^Ø    Resort hotel     : hotel yang berada dikawasan objek wisata.

^Ø    City hotel        : hotel yang dibangundi wilayah perkotaan, dimana para tamunya sebagian besar melakukan kegiatan usaha/bisnis di wilayah tersebut.

^Ø    Airport hotel    : hotel yang dibangun di dekat bandara, untuk memudahkan para tamu melakukan perjalanan dengan pesawat terbang.

^Ø    Urban hotel     : hotel yang dibangun di pedesaan, agar para tamu dapat menikmati suasana di pedesaan.

^Ø    Subburb hotel : hotel yang dibangun di pinggir kota atau di kota satelit, dimana para  tamu melakukan kegiatan rapat.

Jenis-jenis hotel menurut lama waktu tamu menginap :

^Ø    Transit hotel                   : hotel yang digunakan untuk menginap 1-2 hari.

^Ø    Resident hotel                : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal

^Ø    Semi resident hotel        : hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara.

Jenis-jenis hotel menurut penetapan tarif kamar :

^Ø               American plan                  : hotel yang merencanakan harga kamar sudah termasuk tiga kali makan.

^Ø               European plan                  : hotel yang merencanakan harga kamar tidak termasuk biaya makan.

^Ø               Modified American plan  : hotel yang menetapkan harga kamar termasuk biaya dua kali makan.

^Ø               Continental plan               : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara continental.

^        Bermuda plan                   : hotel yang menetapkan harga kamar sudah termasuk makan pagi secara american.

Jenis kamar hotel menurut jumlah tempat tidur :

^Ø        Single bedroom         : kamar hotel dengan satu tempat tidur untuk satu orang.

^Ø        Double bedroom       : kamar hotel dengan satu tempat tidur besar  untuk dua orang.

^Ø        Twin bedroom           : kamar hotel dengan dua tempat tidur untuk dua orang.

^Ø        Family bedroom        : kamar hotel dengan dua atau tiga kamar yang saling berhubungan.

^Ø        Triple bedroom          : kamar hotel dilengkapi dengan double beds dan satu single beds atau bahkan dengan tiga single beds.

^Ø        Solo used                  : satu kamar double room atau twin room yang digunakan untuk satu orang.

^Ø        Extra used                 : satu tempat tidur yang dipakai untuk menambah tempat tidur di suatu kamar hotel.

^Ø        Baby cot                    : tempat tidur mungil khusus disediakan untuk bayi.

                                          

Jenis kamar hotel menurut tingkatannya :

^Ø          Standard room, yaitu kamar hotel dimana perlengkapan dan peralatan hotel terdapat dalam satu ruangan.

^Ø          Suite room, yaitu kamar hotel yang memisahkan ruang tidur dan ruang tamu.

^Ø          Presidential suite room, yaitu kamar hotel yang terdiri dari dua kamar tidur, satu ruang tamu, dan dilengkapi dengan meja makan serta dapur kecil.

Jenis hotel menurut jumlah kamar :

^Ø        Small Hotel       : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah, dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar.

^Ø        Medium Hotel : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang, dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar.

^Ø        Large Hotel       : Hotel yang dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi, dengan jumlah kamar minimun 300 kamar.

·                Motel, yaitu penginapan yang dilengkapi dengan tempat parkir kendaraan yang terletak di dekat kamar dan biasanya tertutup

·                Hostel, yaitu bangunan bagi para pejalan muda, penaik sepeda, dan sebagainya dapat tinggal dan makan atau menyediakan makanannya sendiri dengan murah.

·                Losmen, yaitu rumah penginapan yang hanya menyewakan kamar, dan tamu tidak mendapat fasilitas makan.

·                Mansion, yaitu rumah besar yang disewakan.

·                Mess, yaitu penginapan yang biasanya dibangun oleh suatu instansi tertentu dengan biaya sewa yang relatif murah.

·                Bungalow, yaitu penginapan yang berupa rumah-rumah kecil yang digunakan untuk beristirahat di daerah wisata. 

3.    PELAKSANAAN PERJALANAN DINAS

a.      KEBERANGKATAN KE TEMPAT TUJUAN

Dalam tahap keberangkatan, administrasi kantor / sekretaris memperhatikan transportasi apa yang digunakan.

Ø  Jika menggunakan mobil, pastikan mobil siap agar bisa berangkat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan tidak lupa membawa dokumen-dokumen yang diperlukan.

Ø  Jika menggunakan kereta api, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh antara kantor dan stasiun untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam keberangkatan tersebut. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari stasiun ke penginapan tiba tepat waktu.

Ø  Jika menggunakan kapal laut, pastikan mobil pengantar siap serta dokumen-dokumen yang diperlukan. Berangkat dengan memperkirakan waktu tempuh antara kantor dan pelabuhan dengan perkiraan kondisi jalan pada saat jam keberangkatan tersebut. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari pelabuhan ke penginapan tiba tepat waktu.

Ø  Jika menggunakan pesawat, pastikan mobil pengantar siap. Perkirakan waktu tempuh antara kantor dan bandara untuk menghindari keterlambatan. Sebagai antisipasi, pikirkan pula perkiraan situasi dan kondisi jalan pada jam keberangkatan tersebut. Yang harus dilakukan setibanya di bandara adalah check in dengan membawa dokumen-dokumen yang diperlukan. Administrasi kantor/sekretaris juga harus memastikan mobil penjemput dari bandara ke penginapan tiba tepat waktu.

b.      PELAKSANAAN KEGIATAN DI TEMPAT TUJUAN

Di tempat tujuan, pimpinan melakukan kegiatan yang telah disusun oleh administrasi kantor/sekretaris dalam daftar perjalanan dinas. Kegiatan tersebut seperti bertemu dengan relasi, mengunjungi suatu tempat, rapat pimpinan, menghadiri seminar, melakukan pendidikan dan pelatihan, menghadiri undangan, dan masih banyak lainnya.

c.       KEPULANGAN DARI TEMPAT TUJUAN

Jika semua kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal, pimpinan melakukan perjalanan pulang sesuai dengan jadwal pula. Jika keberangkatan menggunakan mobil, maka kepulangan juga menggunakan mobil, begitupun juga dengan keberangkatan dengan menggunakan kereta api, kapal laut, dan pesawat. Pastikan dokumen sudah terbawa semua. Jika sesampainya di tempat/kota asal masih dalam jam kerja, maka dianjurkan pimpinan untuk kembali ke kantor terlebih dahulu meskipun hari itu tidak ada kegiatan di kantor. Jika sesampainya di tempat/kota asal sudah di luar jam kerja, maka mobil pengantar harus mengantarkan pimpinan pulang sampai rumah/tempat tinggal pimpinan.

4.    LAPORAN PERJALANAN DINAS

Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas terakhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor/sekretaris atau staf dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas.

Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentaang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

a.      Laporan Hasil Perjalanan Dinas

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor/sekretaris atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

b.      Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi kantor/sekretaris, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Tujuan pembuatan dari laporan perjalanan dinas adalah sebagai berikut :

·      Sebagai pertanggung jawaban melaksanakan perjalanan dinas

·      Sebagai alat pengawasan terlaksananya rencana kegiatan perjalanan dinas

·      Sebagai bukti tertulis telah terlaksanya kegiatan perjalanan dinas

·      Sebagai bahan evaluasi

·      Sebagai dokumen untuk membantu dalam pengambilan keputusan

Cara penyusunan laporan yang baik dan benar hendaknya laporan tersebut lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa (what), mengapa (why), siapa (who), dimana (where), kapan (when), bagaimana (how).

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut.

^Ø         Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.

^Ø         Mengelopmpokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra atau relasi bisnis), pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya.

^Ø         Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1.         Pendahuluan

Pada pendahuluan disebutkan tentang :

v   Latar belakang kegiatan.

v   Dasar hukum kegiatan.

v   Apa maksud dan tujuan kegiatan.

v   Ruang lingkup isi laporan.

2.         Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

v   Jenis kegiatan.

v   Tempat dan waktu kegiatan.

v   Petugas kegiatan.

v   Persiapan dan rencana kegiatan.

v   Peserta kegiatan.

v   Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).

v   Kesulitan dan hambatan.

v   Hasil kegiatan.

v   Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3.         Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan :

v    Singkat dan padat.

v    Runtut atau sistimatis.

v    Mudah dipahami isinya.

v    Isinya lengkap.

v    Menarik penyajiannya.

v    Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.

v    Tepat pada waktunya.

Lain – lain.

·      Dalam laporan dapat dilampirkan : foto-foto kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya (copy) untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.

·      Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/lembaga yang terkait. (Mabi, Kwartir, Sponsor dll)