NOTULA
Pengertian
Notula
Berdasarkan Kamus Besar
Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan
singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
Notula merupakan
sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis
dengan teliti, tepat dan jelas.
I. Bentuk catatan pertemuan
a) Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan
notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh
pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata
dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi,
menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b) Notula Rangkuman
Notula rangkuman
adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu,
notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis
harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan.
II. Fungsi catatan pertemuan
a) Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus,
maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai
contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan
suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan
tugas tersebut.
b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat
Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta
berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat
yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang
memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula
dapat dijadikan pedoman.
d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah
pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat
mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen
sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi
lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f) Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan
rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada
saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
III. Teknik menyusun notula
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya
diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus
Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat;
apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan
masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai
penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap
peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan
usulan tentang
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya
dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan
dalam notula
IV. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
pembuatan notula :
1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah
dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap
masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja
materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan
khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung
pada pokok pembicaraan.
V. Jenis-jenis notula
Notula ada dua jenis,
yaitu :
· Notula Harafiah
Notula
Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari setiap
peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau
tidak boleh meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah
berbentuk catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau
perpaduan dari keduanya. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil siding
DPRD Tk. II.
· Notula Rangkuman
Notula
Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu
pembicaraan dalam rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus
pandai/mahir apa yang dikatakan oelh setiap peserta rapat.
1. Contoh notula
Contoh Notula
NOTULA RAPAT
PENGURUS PUSAT SP-PGN
Hari / Tanggal
: Selasa, 3 Maret 2009
Waktu
:
14.00 – 17.00 WIB
Tempat
: Ruang Rapat OPB, Gedung B Lantai VIII
Peserta
: Pengurus SP-PGN (terlampir
Agenda
: –
Pembahasan Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan
Keputusan Direksi tentang
Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN
- Mekanisme pembuatan lambang SP-PGN
- Mekanisme
keanggotaan SP-PGN
- Mekanisme iuran
anggota
- Pembahasan masalah
lainnya
Catatan Rapat :
1.
Terkait Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan Keputusan Direksi tentang Pengisian
Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN, akan dikirim surat ke Depnaker dan
Menneg BUMN (tembusan ke Direksi PGN) untuk mengadukan masalah tersebut dan
minta pertimbangan / saran dari institusi tersebut. (Deadline tanggal 6 Maret
2009, PIC : Ketua Umum, Kabid. Advokasi & Hub. Industrial serta Sekretaris)
2.
Lambang PGN akan disayembarakan ke pekerja PGN dengan anggaran hadiah sebesar
Rp. 5.000.000,- (untuk hadih uang dan trophy atau piagam). Pengumuman melalui
email atau portal PGN. (deadline 31 Maret 2009, PIC : Sekretaris)
3.
Akan dibuat formulir keanggotaan SP-PGN yang didalamnya berisi kesediaan
menjadi anggota dan membayar iuran bulanan sebesar Rp. 20.000,- per bulan.
Formulir akan disampaikan melalui email maupun pengurus SP-PGN di tiap unit /
satuan kerja masing-masing. (PIC : Kabid Organisasi dan Keanggotaan, deadline :
31 Maret 2009)
4.
Iuran anggota akan dilaksanakan dengan pemotongan gaji bulan April, dan
menunggu hasil konfirmasi pendaftaran anggota SP-PGN. (PIC : Kabid Organisasi
dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)
5.
Masalah ketenagakerjaan hasil dari RAKERNAS SP-PGN 2009 yang akan ditangani
langsung oleh Ketua Umum SP-PGN adalah sebagai berikut :
·
Adanya Keputusan Direksi tentang Penerimaan pekerja setingkat manajemen puncak
(sebagai pegawai tetap) yang kurang sesuai dengan Peraturan Perusahaan
·
Belum adanya komunikasi internal yang kondusif, baik dari sisi ketersediaan
fasilitas (media komunikasi) maupun komitmen. Hal ini ditandai dengan tidak
adanya bukti hasil komunikasi dari manajemen mengenai visi, misi dan tujuan
yang akan dicapai kepada seluruh pekerja
·
Belum adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka pencapaian tujuan
perusahaan yang dimonitor dan dievaluasi secara berkala sehingga tidak ada
kesan bahwa pencapaian kinerja perusahaan by accident atau terjadi dengan
sendirinya
·
Perubahan organisasi yang arah dan tujuannya tidak jelas, yang mengakibatkan
ketidakjelasan pekerjaan dan menimbulkan kekhawatiran di seluruh tingkat
jabatan dan staf
·
Percepatan pelaksanaan perubahan struktur organisasi agar tidak mengganggu
proses kerja yang sedang berlangsung
·
Terkait Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang baru, perlu dilakukan pembandingan
dengan BUMN yang lain mengingat besarnya pemberian kewenangan dari Direksi
kepada Kepala Satuan/Unit Kerja
·
Usulan adanya TOA (Table of Authority) untuk struktur organisasi yang baru TOA
yang baru diberikan sepenuhnya ke GM sehingga GM harus membuat TOA kepada
Distrik. Seharusnya TOA disusun terpusat.
·
Penjelasan mengenai status nilai Take Or Pay di neraca yang mana selama ini
telah terakumulasi cukup besar dan batasan waktu sampai kapan Take Or Pay
tersebut dapat diambil dan dipergunakan
·
Kelangsungan bisnis perusahaan terkait pasokan gas di Medan dan Surabaya yang
semakin menurun dan belum ada tambahan pasok, bahkan kontrak pembelian gas
eksisting untuk Medan akan berakhir tahun 2011. Hal ini menimbulkan demotivasi
& keresahan pekerja
·
Pelaksanaan mandat hasil kongres 2007 agar dilaksanakan dengan penuh tanggung
jawab sesuai dengan janji-janji pada waktu Kongres SP Oktober 2007
·
Belum adanya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara SP dengan Manajemen
·
Konsolidasi anggota SP untuk bersatu dan untuk memiliki kesamaan pemahaman
sebagai pekerja yang senasib dan sepenanggungan di dalam keluarga besar PGN
6.
Adapun masalah ketenagakerjaan lainnya yang diinventarisir di RAKERNAS,
tindaklanjutnya akan diserahkan tugas dan kewenangan kepada masing-masing
bidang.
Komentar
Posting Komentar